Extra documenten uitvragen

Per 1 december komt er een nieuwe functionaliteit beschikbaar. Bij een onboarding via Hubbae worden standaard het identiteitsbewijs en de keuze in loonheffingskorting uitgevraagd bij de medewerker. Het is nu ook mogelijk om extra documenten op te vragen! Deze kan je bedrijfsspecifiek instellen. Denk bijvoorbeeld aan een kopie bankpas, een pasfoto, een VOG verklaring of een heftruckcertificaat.

Als werkgever kan jij dit naar wens instellen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe dit werkt.

Stap 1 - Zodra je bent ingelogd in Hubbae ga je naar ' Bedrijven' :

Stap 2 - Selecteer vervolgens het gewenste bedrijf. Daarna ga je naar het tabblad 'documentvoorkeuren':

Stap 3 - Klik op de blauwe regel 'extra document toevoegen'; er wordt nu een regel aangemaakt om een document uit te vragen. Vul in het veld 'Titel' de documentnaam in, deze titel ziet een medewerker ook terug bij het uitvragen. In dit voorbeeld vragen we een bankpas op. In het veld 'Type' moet aangegeven worden als welk type document het bestand moet worden opgeslagen in het personeelsdossier in Nmbrs. Je hebt hierin de keuze uit de standaard documenttypes uit Nmbrs. In Nmbrs kan je deze types aanvullen, echter komen deze niet terug in de koppeling met Nmbrs. Daarom kan in Hubbae enkel uit het standaardlijstje gekozen worden:

Met het vinkje in de kolom ' verplicht'  kan je aangeven of dit voor elke medewerker geldt. Door het veld verplicht te maken kan een medewerker de workflow niet afmaken zonder een document toe te voegen. Is het document niet voor alle nieuwe medewerkers verplicht? Laat dan het vinkje uit staan.

Stap 4 - Je hebt ook de mogelijkheid om de geldigheid van een document op te vragen. Dit doe je door middel van de velden 'geldig vanaf vragen' en 'geldig t/m vragen'. Standaard worden deze velden niet opgevraagd, dit kan je dus aanpassen naar 'wel vragen'. Zodra je voor 'wel vragen' kiest, heb je ook de mogelijkheid om dit verplicht in te laten vullen door een werknemer. In ons voorbeeld vragen we beide velden op en zijn ze beide verplicht:

Stap 5  - Heb je alles ingevuld? Klik dan op de knop opslaan rechtsboven in het scherm.

Een medewerker ziet de uitvraag terug bij het onboarden

Zodra de medewerker de persoonlijke informatie heeft aangevuld, wordt gevraagd naar het identiteitsbewijs. Vervolgens wordt gevraagd naar de extra documenten, in ons voorbeeld de bankpas:

Zodra jij als werkgever de onboarding hebt aangevuld met gegevens over het dienstverband en de arbeidsvoorwaarden, worden ook deze documenten doorgezet naar Nmbrs.